Kostenvoranschlag und Rechnung
Positionen, Preisliste, Freigabe durch den Kunden, Zahlung
Ein Kostenvoranschlag ist ein Angebot, eine Rechnung ist ein Dokument. Der Unterschied klingt nach Wortklauberei und ist der wichtigste in diesem Kapitel: Am Angebot dürfen Sie bis zur letzten Minute ändern, an einer gestellten Rechnung nichts mehr. Beide entstehen in derselben Maske und aus demselben Auftrag.
1 Aus dem Auftrag heraus
Im geöffneten Auftrag steht unter „Belege" ein Knopf je Sorte. Der Beleg übernimmt dabei alles, was schon da ist: Kunde, Gerät, Auftragsnummer. Sie fangen nicht bei null an, sondern bei dem, was bei der Annahme aufgeschrieben wurde.
2 Positionen tippen, nicht suchen
Beim Tippen einer Bezeichnung schlägt das Programm Ihre eigenen Arbeiten aus Einstellungen › Reparaturen & Preise vor, mit Preis und Dauer. Ein Klick übernimmt beides. „+ Arbeitszeit" setzt eine Zeile für Stunden, „+ Position" eine freie. Wichtig: In der Preisliste stehen Bruttopreise, im Beleg rechnen die Zeilen netto — die MwSt steht darunter.
3 Teile aus dem Lager holen
Verbaute Teile müssen nicht abgetippt werden — sie stehen mit Namen und Preis im Lager und lassen sich von dort in den Beleg übernehmen. Das hat zwei Wirkungen auf einmal: Die Position stimmt, und der Bestand wird beim Buchen wirklich abgezogen.
4 Senden und freigeben lassen
Ein Kostenvoranschlag geht an den Kunden, und der bestätigt ihn mit einem Tipp auf seinen Link — ohne Konto, ohne Rückruf. In der Liste sehen Sie, was noch beim Kunden liegt und was freigegeben ist. Erst die Freigabe ist die Erlaubnis zu reparieren; alles davor ist ein Vorschlag.
5 Aus dem Angebot wird die Rechnung
Ist die Arbeit getan, macht „Beleg erstellen" aus dem freigegebenen Kostenvoranschlag eine Rechnung — mit denselben Positionen, ohne Abtippen. Was sich unterwegs geändert hat, ändern Sie vor dem Stellen. Danach nicht mehr.
6 Bezahlt verbuchen
Bei der Abholung buchen Sie die Zahlung. Barzahlung landet im Kassenbuch, Karte und Überweisung nicht — das Kassenbuch führt nur Bargeld, sonst stimmt der Kassenbestand nicht mehr. Teilzahlungen gehen auch; der Rest bleibt offen und steht weiter in der Liste.
Warum das so ist
Warum eine gestellte Rechnung nicht mehr geändert wird
Weil sie eine fortlaufende Nummer trägt und diese Reihe keine Lücke haben darf. Eine Rechnung nachträglich zu ändern hieße, ein Dokument zu ändern, das der Kunde schon hat und das in seiner Buchhaltung liegt. Der richtige Weg heißt Storno oder Gutschrift: Beide sind sichtbar, beide bleiben in der Reihe, und am Ende stimmt, was auf beiden Seiten liegt.
Warum die Preisliste brutto führt und der Beleg netto
Weil am Tresen jemand fragt, was es kostet — und die Antwort ist der Preis mit Steuer. Eine Preisliste in Netto führt genau dann zum Fehler, wenn es schnell gehen muss. Auf dem Beleg dagegen steht die Steuer als eigene Zeile, weil das Finanzamt sie dort sehen will. Zwischen beidem rechnet das Programm, nicht der Mensch.
Warum die Freigabe des Kunden festgehalten wird
Ein „ja, machen Sie" am Telefon ist eine Erlaubnis, bis jemand sich anders erinnert. Die Freigabe über den Link trägt Zeitpunkt und Betrag und hängt am Auftrag. Das schützt beide Seiten: Sie gegen die Behauptung, der Auftrag sei nie erteilt worden, und den Kunden gegen eine Rechnung über mehr, als er bestätigt hat.
Ein Beleg ohne Auftrag geht auch
Nicht jeder Verkauf ist eine Reparatur. Wer ein Ladekabel über den Tresen verkauft, braucht keinen Auftrag mit Diagnose und Werkbank. Ein freier Beleg trägt Kunde und Betreff selbst; der Kunde landet beim Speichern trotzdem in der Kundenliste, damit er beim nächsten Mal vorgeschlagen wird.