Team und Rollen
Wer darf was sehen und tun, PIN für die Tablets
Rechte sind kein Misstrauen. Sie sind der Grund, warum ein Techniker nicht versehentlich eine Rechnung storniert und warum am Auftrag steht, wer ihn bearbeitet hat. Fünf Rollen decken ab, was in einer Werkstatt vorkommt — und wo eine nicht passt, lassen sich einzelne Rechte nachziehen.
1 Das Team auf einen Blick
Einstellungen › Mitarbeiter & Rollen: Name, E-Mail, Rolle, Status. „Eingeladen" heißt, die Einladung ist raus und das Konto noch nicht angenommen; „Gesperrt" heißt, der Zugang ist zu, die Daten bleiben. Unter der Tabelle steht in einer Zeile, was jede Rolle darf.
2 Einladen statt Konto anlegen
Sie tragen Name und E-Mail ein, den Rest macht der Mitarbeiter selbst: Er wählt sein eigenes Passwort. Sie kennen es nicht, und das ist die Absicht. Ein vom Chef vergebenes Passwort landet auf einem Zettel und wird von drei Leuten benutzt.
3 Die fünf Rollen
Admin sieht alles, auch Einstellungen und Stammdaten. Der Werkstattleiter führt die Werkstatt: Team, Lager, Aufträge, Preise. Die Service-Annahme nimmt an und schreibt Kostenvoranschläge. Der Techniker arbeitet an Werkbank, Aufträgen und Lager. Das Back-Office macht Rechnungen und Buchhaltung. Unter jeder Rolle steht das in einem Satz — man muss keine Tabelle auswendig können.
4 Einzelrechte übersteuern
Unter den Rollen liegen sechs Schalter: Preise ändern, Rechnungen als bezahlt buchen, Aufträge löschen, Kundendaten exportieren, Bestand korrigieren, Ausgaben buchen. Sie stehen so, wie die Rolle es vorsieht, und lassen sich einzeln umlegen — für den Techniker, der auch die Kasse macht.
5 Niemand vergibt über sich hinaus
Ein Werkstattleiter kann keine Admin-Rolle vergeben und kein Admin-Konto ändern — sonst wäre er in zwei Klicks selbst Admin. Auch die Betreiber-Rolle steht nicht zur Auswahl; sie gehört nicht in eine Werkstatt. Das prüft nicht die Oberfläche, sondern die Datenbank.
6 Entfernen heißt sperren
Wer geht, wird gesperrt, nicht gelöscht: Der Zugang ist sofort zu, aber Aufträge, Zeiten und Belege zeigen weiter auf seinen Namen. Ein gelöschter Mitarbeiter hinterließe Aufträge ohne Bearbeiter — und die Frage, wer das Gerät geöffnet hat, bliebe unbeantwortet. Später erneut einladen geht.
Warum das so ist
Warum Rollen und nicht Häkchenlisten
Weil niemand dreißig Häkchen für jeden neuen Mitarbeiter setzt, und wer es doch tut, setzt beim fünften eines falsch. Eine Rolle ist eine Entscheidung statt dreißig. Die Häkchen gibt es trotzdem — darunter, für den Einzelfall, und sichtbar als Abweichung.
Warum die Rechte in der Datenbank stehen
Eine Oberfläche, die einen Knopf versteckt, schützt nichts: Wer die Adresse kennt, ruft die Seite trotzdem auf. Deshalb prüft der Server jede Änderung noch einmal — und zwar in der Datenbank selbst, Zeile für Zeile. Die versteckten Knöpfe sind Bequemlichkeit, nicht Sicherheit.
Warum der letzte Admin bleibt
Ein Werkstattkonto ohne Admin ist ein Konto, in dessen Einstellungen niemand mehr kommt — auch nicht, um einen neuen Admin zu machen. Deshalb lässt sich der letzte nicht herabstufen und nicht sperren. Das ist keine Schikane, das ist die Tür, durch die man wieder hineinkommt.
Rollen und Stempeln sind zweierlei
Die PIN der Stempeluhr hat mit der Rolle nichts zu tun: Sie sagt, wer stempelt, nicht, was jemand darf. Deshalb kann das Tablet an der Wand auch nur stempeln — selbst wenn die PIN einem Admin gehört.