Lager und Bestellungen
Teile verbauen, Mindestbestand, Lieferanten
Das Lager beantwortet eine einzige Frage: Kann ich diesen Auftrag heute fertig machen? Deshalb ist es nicht nach Alphabet sortiert, sondern danach, was gerade einen Auftrag blockiert. Und deshalb steht neben jedem Teil nicht nur, wie viele da sind, sondern wie viele davon noch frei sind.
1 Frei ist nicht dasselbe wie vorhanden
Die auffälligste Zahl in der Zeile ist „Frei": der Bestand minus dessen, was offene Aufträge schon verplant haben. Zwei Displays im Regal, beide für Aufträge vorgemerkt — dann ist frei null, und das dritte Gerät muss warten. Darunter steht klein, wie viele es insgesamt sind und wo der Mindestbestand liegt.
2 Wofür ein Teil gebraucht wird
Die Spalte „Gebraucht für" nennt die Aufträge, die auf dieses Teil warten, mit Nummer und Gerät. Das ist der Unterschied zwischen „sechs Stück fehlen" und „diese drei Kunden warten". Nur das Zweite sagt, was zuerst bestellt gehört.
3 Bestellen
Fehlt etwas oder liegt der Bestand unter dem Mindestbestand, steht am Ende der Zeile „Bestellen". Daraus wird eine echte Bestellung beim Lieferanten: mit Nummer, Menge, erwartetem Termin. Mehrere Teile desselben Lieferanten sammeln sich in einer Bestellung, statt einzeln herauszugehen.
4 Offene Bestellungen stehen oben
Jede laufende Bestellung steht als Zeile über der Tabelle: Menge, Teil, Nummer, Lieferant und wann sie kommen soll. Kommt die Ware, drücken Sie „Eingetroffen" — der Bestand steigt, und die Aufträge, die darauf gewartet haben, sind wieder dran. Kommt nur ein Teil der Menge, bleibt der Rest offen und die Bestellung heißt „teilgeliefert".
5 Ein Teil anlegen
Bezeichnung, Artikelnummer, Verkaufspreis und Lieferant sind das Nötige. Dazu kommen drei Angaben, die sich im Alltag auszahlen: der Einkaufspreis (sonst fehlt das Teil im Lagerwert), der Lagerplatz („B / 2" findet man, „irgendwo hinten" nicht) und die Garantie in Monaten — die steht später am verbauten Teil und beantwortet die Frage, wenn der Kunde wiederkommt.
6 Verbaut wird am Auftrag, nicht im Lager
Den Bestand senkt nicht die Lagerseite, sondern der Auftrag: Wird ein Teil dort gebucht, geht es aus dem Regal. Bis dahin ist es nur reserviert. Das klingt umständlich und ist der Grund, warum der Bestand stimmt: Er ändert sich, wenn wirklich jemand etwas einbaut.
Warum das so ist
Warum der Bestand nie überschrieben wird
Jede Änderung ist eine Buchung, und der Bestand ist ihre Summe. Ein Feld, in das man „7" hineinschreibt, ist bequem — bis zwei Leute gleichzeitig hineinschreiben oder bis jemand fragt, wo die drei fehlenden Stück hin sind. Mit Buchungen lässt sich das beantworten: Wer, wann, wofür.
Warum „reserviert" und „frei" getrennt sind
Weil ein Teil, das im Regal liegt, aber schon zu einem Auftrag gehört, für den nächsten Kunden nicht da ist. Wer nur den Bestand sieht, sagt zu, was er nicht hat. Die freie Menge wird deshalb bei jeder Anzeige neu gerechnet und nirgends gespeichert — eine gespeicherte Zahl liefe irgendwann auseinander.
Warum eine Bestellung ein Vorgang ist
Früher stand am Teil nur ein Häkchen „bestellt". Das beantwortet nicht, bei wem, wie viele, zu welchem Preis und wann sie kommen. Heute ist die Bestellung eine eigene Sache mit Nummer und Positionen. Ihr Zustand — offen, teilgeliefert, geschlossen — rechnet die Datenbank aus den Positionen aus; niemand setzt ihn von Hand, und deshalb kann er nicht falsch stehen.
Der Mindestbestand ist eine Entscheidung, keine Formel
Wie viele Displays vorrätig sein sollen, hängt davon ab, wie oft sie gebraucht werden und wie lange der Lieferant braucht. Das weiß die Werkstatt, nicht das Programm. Deshalb steht der Mindestbestand am Teil und wird nicht aus Vergangenheitswerten geschätzt — eine geschätzte Zahl sieht nur so aus, als hätte jemand nachgedacht.